CRM-implementatie en automatisering: de ultieme uitleg
Je hebt je ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. In de loop van een paar jaar is de organisatie gegroeid met nieuwe klanten, processen en werknemers. Hoe kun je een overzicht behouden van de organisatie op een manier waarbij inzicht in klantrelaties en processen gemakkelijk toegankelijk is voor elke afdeling, maar zonder de ervaring van bestaande klanten te verstoren? Kies voor een CRM-implementatie. De voordelen: structuur, ondersteuning, gestroomlijnde processen en meer winst. In dit blog leid ik je door het automatiseringsproces en CRM-systemen.
Krijg jouw productlancering op de rails
Wat is een CRM-systeem?
Houd je nog steeds klantcontacten en processen bij in een Excel-document? Dit werkt een tijdje prima, maar op een gegeven moment verlies je het overzicht. Dit probleem kun je overwinnen met een CRM-implementatie. CRM staat voor Customer Relationship Management. Een CRM-implementatie stelt je in staat klantrelaties en processen te beheren in één duidelijk systeem, waardoor de kwaliteit van jouw algehele bedrijfsvoering verbetert.
Waarom heb je een CRM-systeem nodig?
Een CRM-systeem biedt een duidelijk, gestructureerd overzicht van jouw bedrijf, waardoor je gemakkelijk en zonder stress grip kunt krijgen op jouw cijfers. Het dashboard biedt duidelijke inzichten. Met slechts een paar klikken kun je toegang krijgen tot de contactgeschiedenis met de klant, de relatiestatus met de klant en lopende projecten, waardoor het beheer aanzienlijk wordt verbeterd. Het vermindert ook de foutgevoeligheid. Denk aan de verhoogde efficiëntie die wordt behaald door facturering en het automatiseren van de boekhouding. Het is raadzaam om een partner te betrekken bij de CRM-implementatie, vooral als je processen wilt automatiseren.
CRM als ecosysteem
Veel organisaties zijn al bekend met CRM-systemen. Maar wat als de organisatie blijft groeien, nieuwe processen ontwikkelt, nieuwe afdelingen en activiteiten creëert en met een breder scala aan tools werkt? Dan is het raadzaam over te schakelen naar een CRM als ecosysteem, waarbij we meerdere tools samenvoegen en integreren. Verkoop, marketing, klantenservice, aankoopdocumentatie en communicatie moeten worden afgestemd en in harmonie samenwerken. Deze integratie zorgt voor een soepele workflow, duidelijkheid voor medewerkers en een goed overzicht van alle bedrijfsactiviteiten.
Marketing automatisering
Het versturen van een nieuwsbrief naar je klanten is beheersbaar. Maar wat als je communiceert via meerdere kanalen? Door te zorgen voor gestroomlijnde marketing, een vastgestelde frequentie van marketingberichten en inzicht in je funnel, kun je berichten automatiseren en personaliseren. Dit zal het aantal klikken naar je website aanzienlijk verhogen in veel minder tijd. Vervolgens kun je het gedrag van je klanten en leads analyseren en hun reactie bekijken. Zo krijg je ook inzichtelijk welke processen nog geoptimaliseerd moeten worden.
Wat kun je automatiseren?
Als mens zijn we tot veel in staat, maar onder hoge druk kunnen er fouten worden gemaakt, vooral wanneer een organisatie snel groeit. Hoe kan automatisering helpen en wat kunnen we automatiseren?
Bijna alles kan worden geautomatiseerd: van verkoop, marketing en klantenservice tot financiën, inkoop en productie. Automatisering voorkomt routinewerk, vermindert foutgevoeligheid en zorgt voor slimmere analyses en processen.
Hiermee kun je dus ook je processen optimaliseren op basis van het gedrag van je klanten en leads.
Breng je workflow in kaart
Naast marketing legt het product van je bedrijf vaak een lange weg af, van productie en het eerste klantcontact tot de uiteindelijke verkoop en levering. Als organisatie is het waardevol om dit proces kritisch te onderzoeken. Met andere woorden: om de workflow in kaart te brengen.
Schrijf de stappen op die bij dit proces betrokken zijn. Welke afdelingen zijn betrokken, en wie doet wat? Verloopt het soepel, of kan het efficiënter worden gemaakt door processen te vereenvoudigen of samen te voegen? Minder werk betekent grotere efficiëntie en uiteindelijk meer resultaten en omzet. Je kunt dit gebruiken als routekaart voor je CRM-implementatie.
Zorg voor balans in je automatisering
Tegenwoordig is bijna elk proces te automatiseren. Als bedrijf is het belangrijk om jezelf af te vragen wat prioriteit heeft. Wat zal echt toegevoegde waarde opleveren? Automatisering is niet per se de oplossing voor elk probleem. Het vinden van een balans is essentieel.
Evalueer je automatisering
Het automatiseren van processen en het verzamelen van gegevens is belangrijk. Wat vervolgens belangrijk is, is wat je met die gegevens doet. Heb je een interne dataspecialist of besteed je data-analyse uit? Zorg ervoor dat je processen evalueert en begrijpt wat er met de gegevens kan worden gedaan. Pas dan kun je optimaliseren, automatiseren en de winst verhogen. Vooruitgang gebeurt in stapjes.